DICE: una herramienta para la certeza ejecutiva y mejorar las estrategias de cambio.

La capacidad de lograr un cambio exitoso se está convirtiendo cada vez más en una ventaja competitiva en las empresas. No en vano las estadísticas demuestran que las iniciativas de implementación de cambio son cada vez más complejas, siendo la tasa de falla entre 50% y 70%.

Así es, solo 1 de cada 3 iniciativas de cambio son exitosas. Estos datos han cambiado poco desde 1995, donde una de las primeras investigaciones de John Kotter indicó que sólo el 30% alcanza el éxito. En 2008, los resultados de la encuesta de McKinsey & Company resaltaban el mismo resultado…30%. IBM en el Change Work Report presentado en el 2014 indicó un preocupante 20%.

Por qué fallan los cambios?…muchas razones entre las cuales destacar: la velocidad actual de los cambios en innovación, tecnologías disruptivas, falta de un proceso formal de gestión del cambio y una muy mala gestión de los interesados. Recordemos que la gestión del cambio se hace “con las personas”.

En vista de estos resultados The Boston Consulting group, luego de realizar un laborioso estudio de programas de cambio, desarrolló un enfoque práctico para reducir el riesgo y asegurar resultados positivos denominado DICE (es un acrónimo) el cual fue presentado en un artículo the Harvard Business Review en el año 2005.  (link  https://hbr.org/2005/10/the-hard-side-of-change-management )

Su investigación se presenta en una patente otorgada a una formula matemática denominada DICE, la cual la componen 4 elementos.

DICE= D + 2I + 2C₁ + C₂ + E

Veamos a detalle los elementos que la componen.

La «D» en DICE es el tiempo que tomará completar un proyecto, o el intervalo entre sus principales «hitos de aprendizaje» si un proyecto dura 6 meses o más.

¿Por qué es importante?
Cuanto más demore una iniciativa de cambio, o cuanto mayor sea el tiempo entre los controles de progreso formales, más probabilidades hay de que se desvíe del camino. La posibilidad de que el ímpetu se pierda, las ventanas se cierren, el objetivo se olvide, los partidarios / intérpretes clave  dejan o pierden el entusiasmo, problemas para acumular y amplificar los «exitos» son más probables

¿Cómo puedo mejorar la «Duración»?
Para mejorar la puntuación D, reduzca el tiempo entre los hitos de revisión clave sin comprometer la entrega a tiempo global del proyecto. Un puntaje alto no es necesariamente causado por la duración del marco de tiempo general del proyecto, sino que puede estar relacionado con la estructura de los hitos. ¿Los hitos ocurren regularmente? ¿Permiten una revisión significativa del progreso tangible? ¿Permiten que las partes interesadas clave se involucren completamente en los momentos apropiados durante la planificación y entrega del proyecto? ¿Los hitos describen claramente las principales acciones o logros en lugar de actividades de nivel inferior?

Si los hitos ocurren con poca frecuencia, ¿se puede «organizar» el proyecto de modo que se reduzca el tiempo entre los hitos, permitiendo así revisiones más regulares del progreso? ¿Es posible desviar recursos adicionales para acelerar el progreso del proyecto?

¿Qué es la I?
La «I» en DICE es la integridad del desempeño del equipo del proyecto. Esto abarca tanto las habilidades generales como los rasgos del equipo, y cómo se ha configurado.

¿Por qué es importante?
Los proyectos de cambio suelen ser complejos, y requieren una gestión de un amplio nexo de actividades, recursos, presiones, estímulos externos, obstáculos imprevistos, etc. La capacidad del equipo, tanto individualmente como en conjunto, para realizar cada tarea componente y asegurar que la suma de las partes equivalen a un todo exitoso, obviamente, son parte integral del resultado. Si el equipo no está configurado para el éxito, es probable que el proyecto no lo esté.

¿Cómo puedo mejorar la «integridad»?
Para mejorar el puntaje, establezca un equipo que posea suficientes habilidades técnicas, demuestre un fuerte compromiso con el logro de un conjunto claro de objetivos y, lo más importante, esté dirigido por un líder de equipo capaz. ¿El equipo ha sido seleccionado a través de un proceso de nombramiento formal? ¿Los objetivos son realistas y claros para todos los miembros del equipo? ¿Son los objetivos adecuadamente ambiciosos? ¿Los miembros del equipo tienen tiempo suficiente para enfocarse adecuadamente en el proyecto? ¿El líder del equipo está dedicando el tiempo suficiente para administrar tanto el proceso como el contenido de los entregables del equipo?

Recuerde que los equipos de alto rendimiento suelen fomentar el debate interno y, en ocasiones, tienen un nivel saludable de autocrítica. ¡Un equipo «feliz» no significa necesariamente un equipo efectivo.

¿Qué es la C?
La «C» en DICE es el compromiso de cambio mostrado por la alta gerencia (C1) y las personas que realmente están sufriendo el cambio (C2). En el primer caso, tiene que ver principalmente con la visibilidad del compromiso; en este último, se trata de la disposición de los afectados por el cambio para abrazarlo y hacer que funcione.

¿Por qué es importante?
Si no se considera que el liderazgo muestre confianza y apoye activamente una iniciativa, entonces es mucho menos probable que los niveles más bajos de una organización crean en su valor o en su probabilidad de éxito. En otras palabras, el compromiso en la parte superior es vital (aunque no siempre suficiente) para generar el compromiso de aquellos «en el frente»; el uno inspira al otro. A su vez, el compromiso del área local es esencial para la implementación; es claramente más difícil hacer que se produzca un cambio si quienes deben trabajar con el se oponen a el.

¿Cómo mejoro el «Compromiso»?
Hay dos componentes separados:

Para mejorar el compromiso de la alta dirección (C1):
Para mejorar el puntaje C1, aumente el compromiso demostrado de la alta gerencia con el programa general y los proyectos específicos. La experiencia muestra que los gerentes senior a menudo sobreestiman la percepción de la organización de su verdadero compromiso con el esfuerzo de cambio. El Gerente del Programa y los Líderes de los Equipos del Proyecto deben establecer y, según corresponda, revisar la importancia contextual del apoyo demostrado de la alta gerencia.

Desde un punto de vista práctico, no todos los proyectos requieren el mismo nivel de compromiso demostrado por parte de la alta gerencia. Se requiere un mayor compromiso demostrado para los proyectos que tienen, por diversas razones estructurales, puntuaciones más altas y menos atractivas en otros componentes de DICE. ¿Se ha resaltado este desafío, ya sea directamente a la alta gerencia o al Gerente del programa? ¿Qué acciones puede tomar la alta gerencia para demostrar un compromiso significativo con la entrega del proyecto?

Para mejorar el compromiso de las personas en el área local (C2):
Para mejorar la puntuación C2, mejorar la comunicación y la comprensión del personal local. Este objetivo se logra mejor tomando medidas coordinadas en varios frentes. ¿Existe la oportunidad de llevar a cabo un programa de comunicación más eficaz, específicamente, uno que implemente comunicación de doble vía y cara a cara? ¿Las partes interesadas clave participan activamente en las fases de planificación y entrega del proyecto, ya sea como miembros del equipo o como socios de discusión?

¿Existen oportunidades para demostrar compromiso y progreso al implementar algunas «victorias tempranas» en el negocio? ¿Hay más oportunidades para aprovechar los canales de comunicación existentes de manera más efectiva, por ejemplo, haciendo presentaciones regulares en la «reunión semanal de supervisores»? Si el cambio previsto va a plantear un desafío particular o amenazar al personal local, ¿se ha discutido claramente con ellos los «por qué, qué y cómo», en varias ocasiones?

¿Qué es la E?
La «E» en DICE es el esfuerzo local adicional por encima de los requisitos de trabajo normales que se requieren durante la implementación. Se relaciona con el esfuerzo de quienes están experimentando el cambio (igual que C2), a diferencia del equipo del proyecto que dirige el programa de cambio (el I de DICE)

¿Por qué es importante?
Cuanto mayor sea el esfuerzo adicional requerido, más probable es que la iniciativa de cambio experimente dificultades.

• Los recursos se pueden reducir de manera inaceptable, comprometiendo la implementación del programa de cambio y / o las operaciones normales
• La moral y la cultura local pueden ser dañadas.
• Puede surgir conflicto con la gestión local.

¿Cómo mejoro el «Esfuerzo»?

Para mejorar la calificación E, reduzca la cantidad de esfuerzo que el personal local debe dedicar a respaldar los requisitos comerciales existentes al mismo tiempo que participa en la fase de transición de la implementación del proyecto. Si la carga de trabajo total combinada, incluido el trabajo de implementación incremental, no se puede sostener fácilmente, ¿existen oportunidades para detener o suspender algunas actividades no básicas? Por ejemplo, ¿se puede suspender la actividad discrecional adicional o el trabajo a tiempo parcial del proyecto durante la entrega del proyecto?

¿Se han priorizado adecuadamente todos los demás proyectos y / o actividades opcionales asociadas con esta área del negocio? ¿Podrían las actividades comerciales habituales ser transferidas a otros o diferidas? ¿Hay recursos de transición disponibles para llenar el vacío? Si las respuestas a estas preguntas son claramente «sí», y el porcentaje de aumento en el esfuerzo requerido está cerca del umbral de dos categorías, entonces se debe otorgar la puntuación más alta.

Una puntuación DICE entre 7 y 14 está en la zona «Ganar» (es muy probable que tenga éxito), mientras que una puntuación DICE entre 14 y 17 cae en la Zona «Preocupada» (difícil de predecir el éxito), y una puntuación DICE superior a 17 cae en la zona de «Problemas» (lo que indica una alta imprevisibilidad o es probable que no tenga éxito).

Una vez realizada la evaluación se puede obtener el siguiente resultado.

Finalmente, comparto link de Boston consulting group donde se puede realizar la evaluación online.

https://dice.bcg.com/index.html#dice-calculator

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Para aplicación de un proceso formal de Gestión del Cambio, contacta nuestros servicios.

Fuente: extractos traducidos al español de la página de Boston Consulting Group, Harvard Business Review y diferentes investigaciones de indicadores de Gestión del Cambio.